各メーカー高機能を全面に打ち出していますが、実際にお客様がご利用になる機能は限られています。
「日々の業務にほんとうに必要な機能は何か？」を再確認いただくと、導入費を削減できます。

＜便利な基本機能＞

着信拒否　★★★★★
しつこい迷惑電話の撃退にはこの機能！
通話中にボタンを1つ押せば、同じ電話番号からの着信を受付けず、相手には話中の「プープー」という音を返します。
ナンバー（ネーム）ディスプレイ　★★
実際に使ってみると非常に便利！ナンバーディスプレイは相手番号のみを電話機に表示し、ネームディスプレイはNTTに登録された相手の名前を表示します。相手が「非通知」でかけてきた場合も、「非通知」と表示します。個人の顧客は非通知設定になっていることもありますが、法人は特定に業種（例えば金融機関など）や特定部署（メーカーサポートなど）を除き一般的には相手に番号を通知しているようです。その他の業種で非通知でかけてくる業者は、身元が判明するとまずいような場合が多いようです。
お使いの電話回線がデジタル回線（NTTの請求明細では「INS」）の場合、相手も同じデジタル回線の場合や携帯電話の場合は、NTTへの付加サービスの申込みなしで相手の番号を表示しますが、相手がアナログ回線を利用している場合は、番号を表示しませんので誰からかかってきても番号を表示するには、別途NTTへのナンバーディスプレイ（INS月額\1,890、アナログ\1,260)の申込み、または、ネームディスプレイ（ナンバーディスプレイの月額料金にプラス\105）の契約が必要となります。?
発信/着信履歴 　★★★
携帯電話の普及で一般的となったのがこの機能。上記のナンバーディスプレイと組み合わせて利用すると、
自分の電話機からかけた番号だけでなく、かかってきたすべての通話履歴を表示でき、通話後に番号を確認したり、その番号にかけ直したりすることができるので非常に便利！
携帯電話の利用に慣れた方には必要不可欠です。
十字ボタン　★★★
上記の発信/着信履歴の確認時などに、表示内容を上下スクロールさせる時に利用する便利なボタン。
FAX受信通知　★★
FAX機から離れたところにいても、FAX受信があったことを電話機のランプで確認できます。
その上、「ファクス受信」ボタンを押せば、発信者の名称または番号を表示することができます。
センサー付電話機　★★★
「受付に人員を置くにはコストがかかるが、来客の対応も迅速に行いたい」と言うような場合、センサー付電話機を受付台の上に設置し、来客がある度に特定の電話機を鳴らせば、仕事中も手際よく、来客に対応することができます。また、LCD付電話機をご利用になれば、音だけでなく離れた場所の来客の様子をネットワークカメラを介して机上の電話機に鮮明に映し出すことができます。

導入時に必要な電話機の数や回線数だけを考えてしまうと、将来「もう1台電話機を増やしたい」や「電話がいつも話し中なので回線数を増やしたい」となった時に、電話システムすべてを取替えなくてはならなくなり、思わぬ出費が必要となってしまうことがあります。取替えの際は、将来的な人員や電話機の利用方法などもご検討ください。

電話の取替えでもないとなかなかお使いの「電話やその利用状況が業務にマッチしているか」を見直す機会はありません。取替えをご検討中であれば、以下のことをご確認してみてはいかかでしょうか？

点検1：電話機の台数は業務にふさわしいですか？

電話の使用頻度によっては、必ずしも一人一台の電話機が必要とは限りません。
その部署での電話使用が少なければ、隣り合う机2台で1台の電話機を共有する方法もあります。
アスクルなどで「電話台」で調べるとなかなか便利な商品が載っていますので、ご参考に。

点検2：電話機のボタン数は十分ですか？

机の上でお使いになる固定式電話機を選ぶ際には、ボタンの数にお気をつけてください。このボタンは局線の割り当ての他に、いろいろな機能ボタンとして利用ができ、特に短縮ダイヤルをそのまま割り当て、ワンタッチで発信ができるなどの用途に使えます。お値段もボタンが15のものと30のものを比べても、定価ベースでプラス￥4,000ほど。
多少高くはなりますが、毎日使うことを考えますと差額分の投資価値は十分あります。

点検3：社内用の裏番号に顧客や取引先から電話がかかってくるようになっていませんか？

社内の業務連絡用に使っていた番号も、相手がナンバーディスプレイなどを利用するようになり、番号が社外へ知られてしまうケースがあります。こんな場合は、次のシステムの導入時に、まず代表番号以外を別番号に変更し、NTTにどの回線を利用しても、相手には代表番号のみを表示するように依頼します。これで、代表以外の子番号は社内の業務連絡用番号として利用することができます。

点検4：電話回線数が多すぎて余分な基本料金を払っていませんか？

複数の部署で電話を共有する場合、以前は部署ごとに電話の使用回線数を割り当てて使うというのが一般的でしたが、今は電話機の機能を利用し、会社全体での同時利用通話数を出し、無駄な回線を休止することができるようになりました。
たとえば、営業で4回線と総務で4回線を利用している場合、営業と総務を合わせた最大の同時利用者数が6人であれば、今までの8回線の利用を2回線減らし、2部署で6回線を使用すれば間に合う計算になります。当然今までの利用していた各部署への直通専用番号はそのまま利用できます。

点検5：短縮データの見直しをお忘れなく！

ビジネスホンには色々な新機能が搭載されていますが、やはり基本中の基本はこの短縮機能。
以前は｢短縮」+「001」は「□□さん」といった印刷された短縮リストが欠かせなかったのですが、今は携帯電話ように「ひらがな検索」が可能になり使い勝手も大変便利。また、ディスプレイでの表示も漢字表示ができますので、短縮登録先の見直しの際には、漢字での入力をお忘れなく。

点検6：電話の工事に合わせ、コンピュータネットワークの見直しもお忘れなく！

以前はコンピューターのLAN配線と電話の配線はまったく別々でしたが、内線IP電話機の登場で、同一ネットワークでの利用が可能となり、今まで別々の配線工事必要だったものが、同一配線工事ですみ、導入コスト削減が期待されています。